Ein Tribunal Secretary wird vom Schiedsgericht bestellt, in der Regel mit Zustimmung der Parteien.
Typische Aufgaben:
Organisation von Schriftsätzen und Fristen
Unterstützung bei der Kommunikation zwischen Tribunal, Parteien und Schiedsinstitution
Vorbereitung und Protokollführung bei Anhörungen
Recherche zu rechtlichen oder technischen Fragen (nur, wenn die Parteien zustimmen)
Grundsatz: Der Tribunal Secretary darf nicht an der Entscheidungsfindung mitwirken. Der Schiedsspruch muss ausschließlich durch die Schiedsrichter erlassen werden.
Soft-Law-Instrumente wie die IBA Guidelines on Conflicts of Interest oder die ICC Note to Parties and Arbitral Tribunals (2019) regeln Zulässigkeit, Transparenzpflichten und Grenzen dieser Rolle.
Praxisbeispiel
In einem ICC-Schiedsverfahren mit komplexem Sachverhalt bestellt das Tribunal eine junge Juristin als Tribunal Secretary. Sie übernimmt die Verwaltung der Akten, bereitet Übersichten über Schriftsätze vor und unterstützt bei der Organisation der Anhörung. Die Parteien haben zuvor ausdrücklich zugestimmt. Die Entscheidung über den Schiedsspruch bleibt ausschließlich beim Tribunal.
Relevanz & Vorteile
Effizienz: Entlastung der Schiedsrichter von administrativen Tätigkeiten
Kostenoptimierung: Tätigkeiten können durch einen Secretary günstiger erledigt werden als durch hochbezahlte Schiedsrichter
Transparenz: Offenlegung der Rolle und Parteizustimmung stärken das Vertrauen in die Integrität des Verfahrens
Kritik entsteht, wenn die Rolle unklar bleibt oder der Secretary faktisch in die Entscheidungsfindung eingebunden wird. Daher ist Transparenz gegenüber den Parteien zwingend erforderlich.
Weiterführende Links
Glossar: [Administrative Secretary], [Tribunal], [Schiedsgericht], [Schiedsverfahren], [Befangenheit im Schiedsverfahren]
Blog: [Administrative Secretary ICC Schiedsverfahren: Aktuelle Regeln 2021]